Análisis e implementación de la gestión documental y del control de flujos de trabajo en la nube para el grupo Solvay

Abstract

RESUMEN: Los proyectos que se realizan en el ámbito empresarial siempre conllevan un proceso de documentación, ya sea generando documentos que se utilizan durante su realización, generalmente creados para que se aprueben, u otro tipo de documentos que aporten información disponible para su consulta. A menudo, la documentación que se crea durante la realización de un proyecto tiene un flujo de trabajo definido. Se especifican detalladamente los actores que intervienen y las acciones que se pueden realizar en cada paso, evitando conflictos que se puedan producir por una mala definición del proceso a realizar. De esta forma, se consiguen estandarizar y profesionalizar tanto el proceso de documentación como el proyecto del que forma parte. Por otro lado, cada vez es más habitual que las empresas utilicen servicios en la nube para trabajar, ya que proporcionan una serie de importantes ventajas. Entre ellas destacan la accesibilidad a los documentos desde cualquier dispositivo y su seguridad, tanto porque se facilita la gestión de permisos para cada documento, como porque se garantiza una copia de respaldo, evitándose así las pérdidas accidentales. En concreto, este trabajo fin de grado tiene por objeto la automatización de la gestión documental y del flujo de trabajo para la construcción y/o modificación de instalaciones en la empresa Solvay, así como el diseño de una librería que proporcione un acceso sencillo a los datos de la herramienta AODocs, que será la utilizada también en el primer proceso.

ABSTRACT: In the business environment, projects usually involve a documentation process. During this process, documents of different functionalities are created. They can be documents which are a part of an approval process, or documents which contain information of the project and will be available for their consultation. The first type of documents, generated during the carrying out of a project, often has a defined workflow. Both the actors and the actions they can do in each step are detailed in that workflow. By doing this, you are creating a standard and making the documentation process more professional. Equally, it is more and more habitual that companies use cloud based services to work, since these services have some important advantages. Amongst them, document availability and security are highlighted. The first one, because it provides access to any document from any device. The second one, because it provides a backup to avoid accidental losses of information. The main objective of this project is the automation of the document management and the workflow control for building and/or remodelling of Solvay facilities. Another objective is to design a library which provides access to AODocs data. This tool will also be used in the first process.