Desarrollo de un gestor documental con flujos de aprobación

Abstract

Este Trabajo Fin de Grado, desarrollado en la empresa Soincon, presenta el backend de un sistema de gestión documental que facilita la creación, modificación, revisión y aprobación de versiones de documentos dentro de la la plataforma EMI Suite 4.0, producto estrella de esta empresa. La idea de este sistema es que cuando se cree un documento, este se podrá someter a la aprobación de diferentes grupos de personas, como personal técnico y gestores. En caso de que el documento no sea aprobado, deberá editarse para corregir aquello que deba mejorarse y se someterá de nuevo al proceso de aprobación. Cuando un documento alcance un número determinado de votos, por ejemplo, del personal técnico, pasará a la siguiente fase de aprobación, por ejemplo, al visto bueno de los gestores, hasta completar con todas las fases de aprobación. Además, el sistema mantiene un registro de todas las acciones realizadas, para garantizar la trazabilidad y auditoría de los procesos de aprobación de documentos. El sistema se ha desarrollará siguiendo una metodología ágil, utilizando Spring para el backend, definiendo una API REST y creando un amplio conjunto de pruebas de integración.

This Final Degree Project, developed at the company Soincon, presents the backend of a document management system that facilitates the creation, modification, review, and approval of document versions within the EMI Suite 4.0 platform, the company’s flagship product. The idea behind this system is that when a document is created, it can be submitted for approval by different groups of people, such as technical staff and managers. If the document is not approved, it must be edited to correct the necessary issues and resubmitted for approval. When a document reaches a certain number of votes—for example, from the technical staff—it advances to the next approval phase, such as managerial review, until all approval stages are completed. Furthermore, the system keeps a record of all actions performed to ensure traceability and auditing of the document approval processes. The system has been developed following an agile methodology, using Spring for the backend, defining a REST API, and creating a comprehensive suite of integration tests.