Implantación de un sistema ERP en la pyme

Abstract

RESUMEN: Gran parte de las empresas comienzan su actividad con recursos muy limitados que se traducen en modelos de gestión ineficientes. Es una de las dificultades a las que se enfrentan las pymes, esto es, más del 90% de las empresas a nivel mundial. La necesidad de dividir las tareas y el reparto de responsabilidades y obligaciones, combinado con la aplicación de una gestión informal, se convierten en limitadores especialmente en tareas administrativas y en la transmisión de la información cuando aumenta el tamaño del negocio. Los sistemas de planificación y control de gestión se presentan como una solución ante la ineficiencia de otros modelos de gestión, impulsando la optimización de la gestión interna de la empresa mediante la integración de la información en una única base de datos a la que se puede acceder desde todas las áreas de la organización a través de distintos módulos separados por sus distintas funciones, quedando así todos los procesos del negocio integrados en esta herramienta. Sin embargo, la implantación de un ERP es un proceso complicado, al tratarse de un traspaso de toda la información de la empresa, donde existen diversos factores de riesgo, que lo son también de éxito, y que deben abordarse cuidadosa y concienzudamente para tratar de llevar a cabo el proceso satisfactoriamente. Las pymes, por el riesgo del proceso, sus propias limitaciones y falta de conocimiento sobre la materia, no destinan recursos suficientes para la planificación y control de gestión. Las empresas son más conscientes de la necesidad de poseer un sistema de control de gestión a medida que crecen. Antes de decidir si adquirir o no un ERP deben analizarse las necesidades de la empresa y valorar los recursos disponibles, así como los riesgos específicos para su negocio. En el caso de las pymes, deben establecer qué características de los ERP les serán más convenientes para seleccionar el adecuado. Incorporar un ERP durante la puesta en marcha de una empresa nos permite minimizar el riesgo del proceso de implantación, pero ambas tareas requieren una gran dedicación y dependerá de las circunstancias si resulta ser de ayuda o un obstáculo para el comienzo del negocio.

ABSTRACT: Most of the companies start their activity with very limited resources that make them have inefficient management models. It is one of the difficulties faced by SMEs, which are more than 90% of companies worldwide. The need to divide tasks and the distribution of responsibilities and obligations, combined with the usage of informal management, become limiter especially in administrative tasks and in the transmission of information when the size of the business increases. The planning and management control systems are presented as a solution to the inefficiency of other management models, boosting the optimization of the internal management of the company by integrating the information in a single database that can be accessed from all areas of the organization through different modules, which are separated by their different functions, being that way all business processes integrated into this app. However, the implementation of an ERP is a complicated process, as it is a transfer of all company information, with many risk factors, which are also success factors and must be addressed carefully and conscientiously to try to accomplish the process satisfactorily. SMEs, owing the risk of the process, their own limitations and lack of knowledge on the matter, do not allocate sufficient resources for planning and management control. Companies are more aware of the need of having a management control system as they grow. Before deciding whether to acquire or not an ERP, the company should to analyze its needs and assess the available resources as well as the specific risks for its business. In the case of SMEs, they have to determinate which ERP characteristics will be most convenient for them to select the appropriate one. Incorporate an ERP during the start-up of a company allows us to minimize the risk of the implementation process, but both tasks require large dedication and it will depend on the circumstances if it turns out to be helpful or an obstacle to start the business.