Diseño e implementación de una aplicación colaborativa para entornos de reuniones de trabajo o congresos

Abstract

Cada día son más frecuentes los entornos de trabajo colaborativo en el ámbito de la educación, desarrollo o asociación, eventos como workshops o congresos, entre muchos otros, son organizados a diario por empresas e instituciones. Como consecuencia directa de la relevancia que esta clase de acontecimientos está tomando, ha nacido la necesidad del uso de material que facilite, tanto su organización, como su desarrollo. Basándose en esta necesidad y en el avance de las tecnologías de la información y las comunicaciones, surge la posibilidad de implementar una serie de servicios, basados fundamentalmente en tecnologías y herramientas web, que faciliten el desarrollo de estos entornos colaborativos. Entre todos los entornos colaborativos, este proyecto se centra en el marco de la asociación, concretamente plantea el escenario de un congreso, conferencia o workshop. Con el objetivo de darle apoyo, se han implementado una serie de funcionalidades web integradas en una misma herramienta que faciliten, la organización del evento, la comunicación entre sus participantes, y, por encima de todo ayuden al conferenciante a la hora de exponer sus ideas. Para la organización se han incluido en la herramienta un calendario de eventos, un resumen de noticias y una agenda personalizada. Para la comunicación entre los participantes del evento se han implementado los servicios de correo electrónico y chat; para este último se ha utilizado el protocolo de mensajería instantánea XMPP, desplegado sobre un servidor propio. Finalmente, Como un servicio más de apoyo a la organización del evento, se ha introducido la posibilidad de enviar cuestionarios a los asistentes tanto durante la realización de las ponencias como a posteriori, para obtener información del grado de satisfacción de los asistentes al evento. Así mismo otro servicio permitirá al ponente compartir en tiempo real el contenido que el ponente tenga en un momento dado en la pantalla de su terminal, bien sea su propia presentación o cualquier otra información que quiera mostrar a los asistentes. Para acceder a todos estos servicios se ha creado un sistema de registro y acceso creando un entorno colaborativo entre ponentes y asistentes al evento. Paralelamente, se ha desarrollado una interfaz de administrador para crear, modificar o eliminar los contenidos ofrecidos, tales como noticias, calendario de eventos, cuestionarios o lista de asistentes.